Digitale Personalakte für KMU
Mit Persio verwalten Sie Mitarbeiterdaten, Personaldokumente, Schulungen, Arbeitsmittel und Fristen zentral an einem Ort. Die webbasierte Personalakte unterstützt kleine und mittlere Unternehmen bei einer übersichtlichen, sicheren und nachvollziehbaren Personalverwaltung.
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte bündelt die für ein Beschäftigungsverhältnis relevanten Mitarbeiterdaten und Dokumente in einem zentralen System. Statt Informationen in Papierordnern, Excel-Listen, E-Mail-Postfächern und lokalen Verzeichnissen zu verteilen, stehen sie berechtigten Personen strukturiert zur Verfügung.
Persio verbindet die digitale Ablage mit Funktionen für Berechtigungen, Fristen, Schulungen, Arbeitsmittel und Auswertungen. Dadurch wird aus der reinen Dokumentenablage eine zentrale Arbeitsgrundlage für die Personalverwaltung.
Auf einen Blick
- Zentrale Mitarbeiterdaten
- Dokumente direkt zur Person
- Individuelle Zugriffsrechte
- Fristen und Erinnerungen
- Browserbasierter Zugriff
- Datenhaltung in Deutschland
Welche Inhalte können Sie verwalten?
Welche Angaben benötigt werden, hängt vom Unternehmen und dem jeweiligen Beschäftigungsverhältnis ab. Persio lässt sich über individuelle Felder und Kategorien an Ihre Prozesse anpassen.
Mitarbeiterdaten
Stammdaten, Kontaktdaten, Angaben zum Arbeitsverhältnis und individuell definierte Informationen.
Dokumente und Nachweise
Verträge, Bescheinigungen, Zertifikate und weitere Dokumente werden direkt einer Person zugeordnet.
Schulungen und Qualifikationen
Interne und externe Schulungen, Termine, Teilnahmeinformationen und Qualifikationsnachweise.
Arbeitsmittel und Ressourcen
Handys, Laptops, Fahrzeuge, Schlüssel, Arbeitskleidung und andere zugeordnete Ressourcen.
Fristen und Erinnerungen
Automatisierte Erinnerungen unterstützen bei anstehenden Terminen, Nachweisen und Löschfristen.
Listen und Auswertungen
Individuelle Arbeitslisten stellen benötigte Informationen für berechtigte Personen gezielt bereit.
Vorteile gegenüber Papierakten und Excel
- Zentrale Datenbasis: Informationen und Dokumente werden nicht mehr an unterschiedlichen Stellen gepflegt.
- Gezielte Berechtigungen: Rollen und Zugriffsrechte können bis auf Feldebene vergeben werden.
- Aktuelle Informationen: Änderungen erfolgen an einer zentralen Stelle und stehen berechtigten Personen zur Verfügung.
- Terminüberwachung: Erinnerungen machen auf anstehende Fristen und Aufgaben aufmerksam.
- Nachvollziehbare Dokumentation: Unterlagen, Notizen und Nachweise bleiben einer Person oder einem Vorgang zugeordnet.
Datenschutz und kontrollierte Zugriffe
Personalakten enthalten sensible personenbezogene Daten. Deshalb unterstützt Persio die zentrale Verwaltung durch rollenbasierte Berechtigungen, Zugriffsrechte bis auf Feldebene und die Dokumentation von Änderungen. Hosting und Backup erfolgen nach den Angaben des Anbieters in Deutschland.
Persio unterstützt außerdem bei gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und der fristgerechten Löschung von Bewerber- und Mitarbeiterdaten. Welche rechtlichen Anforderungen im Einzelfall gelten, sollte jedes Unternehmen fachlich prüfen.
Sicher verwalten
- Rollenbasierte Berechtigungen
- Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Protokollierung von Zugriffen und Änderungen
- Versionierung von Dokumenten
- Hosting und Backup in Deutschland
Einführung ohne aufwendige Installation
Persio ist eine browserbasierte Anwendung und muss nicht lokal installiert werden. Individuelle Felder und Kategorien ermöglichen eine schrittweise Anpassung an vorhandene Personalprozesse.
Bestehende Stammdaten und Mitarbeiterinformationen können per CSV übernommen werden. So lassen sich vorhandene Daten aus Tabellen und anderen Systemen strukturiert in die digitale Personalakte übertragen.
Häufige Fragen zur digitalen Personalakte
Was gehört in eine digitale Personalakte?
Welche Daten und Dokumente benötigt werden, hängt vom Beschäftigungsverhältnis und den betrieblichen Prozessen ab. Typische Inhalte sind Stammdaten, Vertragsunterlagen, Bescheinigungen, Schulungsnachweise und Informationen zu überlassenen Arbeitsmitteln.
Ist eine digitale Personalakte DSGVO-konform?
Eine Software allein garantiert keine DSGVO-Konformität. Persio unterstützt Unternehmen unter anderem mit rollenbasierten Berechtigungen, Protokollierung sowie Aufbewahrungs- und Löschfristen. Die konkrete Nutzung und die betrieblichen Prozesse müssen ebenfalls den rechtlichen Anforderungen entsprechen.
Können vorhandene Mitarbeiterdaten übernommen werden?
Ja. Stammdaten, Mitarbeiterdaten und individuelle Felder können über CSV-Dateien importiert werden. Die genaue Vorbereitung hängt von der Struktur der vorhandenen Daten ab.
Wo werden die Daten gespeichert?
Hosting und Backup werden in Deutschland betrieben.
Für welche Unternehmen eignet sich Persio?
Persio richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, die Mitarbeiterdaten, Dokumente, Schulungen, Arbeitsmittel und Fristen ohne eine komplexe HR-Suite zentral verwalten möchten.
Kann Persio kostenlos getestet werden?
Ja. Persio bietet ein kostenloses Paket zum Ausprobieren an. Die aktuellen Pakete und Konditionen finden Sie auf der Produkt- und Bestellseite.
Starten Sie mit Ihrer digitalen Personalakte
Ersetzen Sie verstreute Listen und Dokumente durch eine zentrale, browserbasierte Personalverwaltung. Bei Fragen unterstützt Sie das Persio-Team persönlich.