CASE STUDY
DSGVO-konforme digitale Personalakte in der Praxis

Erfahren Sie, wie Unternehmen mit Persio Mitarbeiterdaten sicher, transparent und DSGVO-konform verwalten. Diese Fallstudie zeigt die Anforderungen an digitale Personalakten und die praktische Umsetzung im Alltag.

Analyse des Problems

Die Überwachung von Datenschutzanforderungen und die Sicherstellung aktueller Nachweise sind in vielen Unternehmen mit hohem Aufwand verbunden. Häufig werden dafür Tabellen, Dokumente und andere Office-Anwendungen genutzt, die von den eigentlichen Geschäftsprozessen getrennt sind.

Dadurch fehlt oft die Transparenz darüber, wo personenbezogene Daten gespeichert werden, wer Zugriff darauf hat oder ob sensible Mitarbeiterdaten über E-Mail-Systeme weitergegeben wurden. Die Zusammenstellung von Auskünften für Mitarbeitende, die Geschäftsleitung oder Aufsichtsbehörden erfordert daher häufig die manuelle Recherche in verschiedenen Datenquellen.

Insbesondere bei digitalen Personalakten und der Verwaltung von Mitarbeiterdaten stellt dies eine Herausforderung dar. Ohne zentrale Prozesse ist es schwierig, Datenschutzanforderungen dauerhaft DSGVO-konform umzusetzen, Nachweise bereitzustellen und den Überblick über gespeicherte personenbezogene Daten zu behalten.

Die Lösung mit Persio

Mit Persio schaffen Sie eine zentrale Plattform für die sichere und effiziente Zusammenarbeit rund um personenbezogene Daten und digitale Personalakten. Alle relevanten Informationen werden an einem Ort verwaltet, wodurch Transparenz geschaffen und der Verwaltungsaufwand reduziert wird.

Die technischen und organisatorischen Grundlagen für einen DSGVO-konformen Umgang mit Mitarbeiterdaten sind bereits in Persio integriert. Die Anwendung wird auf einer sicheren Serverinfrastruktur betrieben und schützt Daten durch verschlüsselte Speicherung, regelmäßige Offsite-Backups und moderne Sicherheitsmechanismen.

Ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept mit Zwei-Faktor-Authentifizierung stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können. Sämtliche Zugriffe und Änderungen werden protokolliert, während die Versionierung von Dokumenten eine lückenlose Nachverfolgung ermöglicht. Dadurch behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über personenbezogene Daten und können Auskunfts- und Nachweispflichten effizient erfüllen.

Das Ergebnis

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Optimale Struktur

Verwalten Sie Mitarbeiterdaten und Dokumente zentral, sicher und nachvollziehbar. Mit einem rollenbasierten Berechtigungskonzept stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten und Datenschutzvorgaben jederzeit eingehalten werden.

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Flexibilität

Persio ist eine browserbasierte Lösung für die digitale Personalverwaltung und kann auf allen gängigen Endgeräten ohne Installation genutzt werden. Dadurch haben berechtigte Personen jederzeit sicheren Zugriff auf Mitarbeiterdaten, Dokumente und digitale Personalakten.

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Leistungsumfang

Persio passt sich Ihren Geschäftsprozessen an, nicht umgekehrt. Definieren Sie Inhalte, Datenfelder und Verwaltungsstrukturen individuell nach Ihren Anforderungen.